10 niveaus van delegatie die jou helpen beter delegeren
In een vorig artikel rond delegeren stonden we vooral stil bij het waarom van delegeren. Niet alleen voor jou als leidinggevende, maar ook voor jouw medewerkers en jouw team. Hoe beter jij delegeert, hoe sterker jouw team ook wordt, niet alleen nu, maar vooral ook naar de toekomst, als jij er bijvoorbeeld eens niet bent.
Mensen zijn verschillend, ook jouw medewerkers. De zaken die je gaat delegeren zijn waarschijnlijk ook verschillend van aard, bv een taak of een project. Door aan elke delegatie ook een duidelijk niveau van delegatie mee te geven, maak je het gemakkelijker voor jezelf (om te communiceren en om op te volgen) en vooral ook voor jouw medewerker die de delegatie krijgt. En ook voor de andere medewerkers van je team. Het resultaat van het werken met de niveaus van delegatie is verbluffend. Pas het toe en evalueer zelf wat het met jou en je medewerkers doet.
10 niveaus van delegatie die jou helpen beter delegeren
Delegeren is niet zo maar iets afschuiven op iemand anders. Je geeft de ander een bepaalde vrijheid om iets uit te voeren in jouw naam. De variatie aan vrijheid die je geeft is afhankelijk van de persoon aan wie je delegeert (zijn competenties, zijn werklast, zijn motivatie) en van de zaak die je delegeert (de graad van belangrijkheid, moeilijkheid en risico).
Het kan heel boeiend zijn om het niveau van delegatie te vragen aan jouw medewerkers. Uiteraard heb je hier vooraf zelf al over nagedacht. Zo betrek je jouw medewerkers en geraken ze ook meer en meer betrokken bij hetgeen ze doen. Komen de beide antwoorden overeen dan zit je waarschijnlijk heel goed. Komen ze niet overeen, dan kan je nog altijd bijsturen. Zorg er altijd voor dat de medewerker zich comfortabel voelt als je hem iets delegeert.
De onderstaande lijst van 10 niveaus van delegatie zijn niet beperkend. Het is een voorbeeld. Wees creatief en maak zelf jouw lijst van niveaus van delegatie zodat deze zo dicht mogelijk aansluit bij jouw werkrealiteit, jouw bedrijfscultuur. Hoe beter jij delegeert, hoe performanter je team wordt, hoe sterker jij wordt als leidinggevende.
10 niveaus van delegatie die jou helpen beter delegeren
Dit voorbeeld van 10 niveaus van delegatie die jou helpen beter te delegeren, gaat van niveau 1 geen vrijheid tot niveau 10 volledige vrijheid.
1. „Wacht tot ik het zeg.” of „Doe precies wat ik zeg.” of „volg mijn instructies volledig.”
Dit zijn dus pure instructies zonder delegatie, zonder vrijheid.
2. „Bestudeer dit en beschrijf me de situatie. Ik beslis.”
Ik vraag om iets te onderzoeken en te analyseren. Ik vraag echter geen voorstellen.
3. “Bestudeer dit en beschrijf me de situatie. We beslissen.”
Het verschil met het voorgaande is dat ik ook vraag om voorstellen. Interessant voor zijn persoonlijke groei.
4. „Beschrijf me de situatie en wat je nodig hebt van mij om de situatie op te lossen. Daarna beslissen we samen.”
Dit gaat nog een stap verder, want ik laat mijn medewerker ook nadenken over wat hij nodig heeft van mij om dit op te lossen. Ook boeiend om te gebruiken in coaching.
5. „Geef me jouw analyse van de situatie (oorzaken, opties, pro’s en contra’s) en voorstellen. En ik laat je nadien weten of je verder kan gaan.”
Hier ga je vooral het denkproces checken voor de beslissing.
6. „Beslis en informeer me van je beslissing, en wacht op mijn akkoord voor de uitvoering.”
Je vertrouwt de andere. Hij is competent genoeg om te beslissen en uit te voeren. Maar jij wilt als leidinggevende de timing in het oog houden omdat deze belangrijk is voor deze taak. Dit niveau kan frustrerend zijn voor je medewerker als je dit teveel toepast en als er teveel moet gewacht worden.
7. „Beslis en informeer me van je beslissing, en voer uit behalve als ik je stop.”
Hier controleert de andere persoon de acties nog meer. De verhoogde verantwoordelijkheid doet ook tijd winnen. Eventueel kan je deze ook combineren met een ‚silent procedure’, ttz indien je als leidinggevenden niet reageert binnen de week, dan mag je medewerker overgaan tot actie.
8. „Beslis en neem actie, en laat me weten wat je deed en wat het resultaat was.”
Dit niveau van delegatie spaart jou nog meer tijd en geeft nog meer vrijheid aan je medewerker. Als leidinggevende ga je je vooral concentreren op de opvolging. Dit is zeker interessant als je mensen op afstand zitten en voor eenvoudige taken en projecten. Door jouw positieve feedback coach je jouw medewerker naar een hoger niveau.
9. „Beslis en neem actie. Je hoeft me niet verder te informeren.”
Dit is de meeste vrijheid die je kan geven aan een medewerker en toch nog de verantwoordelijkheid behouden over deze taak. Een hoog niveau van vertrouwen en competenties is noodzakelijk, want je zal waarschijnlijk de kwaliteit van de taak pas zien als die al een tijdje is uitgevoerd. Feedback is ook hier heel belangrijk, voor de verdere groei van jouw medewerker.
10. „Beslis en neem actie. Deze taak is vanaf nu jouw verantwoordelijkheid.”
Dit is de allerhoogste vrijheid die je een persoon kan geven. De medewerker is nu ook volledig zelf verantwoordelijk voor deze taak: analyseren, verbeteren, uitvoeren, .… Dus deze taak moet nu ook verdwijnen uit jouw functiebeschrijving en toegevoegd worden aan de functiebeschrijving van jouw medewerker. Hier heb je dus niet alleen een taak of een project gedelegeerd naar een medewerker, maar ook de volle verantwoordelijkheid. Dit niveau van delegatie kan heel interessant zijn bij het ontwikkelen van jouw opvolger.
10 niveaus van delegatie die jou helpen beter delegeren
Welke niveau van delegatie gebruikte je tot nu toe het meest?
Welke andere niveaus van delegatie wil je meer gebruiken? En hoe ga je dit doen?
Na het posten van jouw commentaar hieronder, geef ik je graag een bedanking.
Alvast dank om onze community mee te inspireren.
Groetjes en delegeer efficiënter vanaf nu,
Benedict.
NB: DEEL dit artikel a.u.b. met jouw netwerk,
door op de sociale media knoppen hier onder te klikken,
zodat de mensen in jouw netwerk hier ook kunnen van genieten. Alvast hartelijk dank voor jouw actieve medewerking aan de uitbreiding van onze community.