Je zegt iets goedbedoelds. Je team hoort iets anders.
Dat gebeurt elke dag, in elk team. Niet omdat je mensen je verkeerd willen begrijpen. Wel omdat een zin niet alleen bestaat uit de woorden. Hij bestaat ook uit wie hem zegt, wanneer, en wat er eerder gebeurde.
Hieronder staan zeven zinnen die bijna elke leidinggevende zegt. Geen van die zinnen is fout. Maar elke zin landt vaak anders dan je denkt. De volgorde is die van een gewone werkweek, van maandagochtend tot vrijdagmiddag, want zo komen deze zinnen ook voorbij.
1. “Mijn deur staat altijd open.”
Maandagochtend, in de teamvergadering. Je meent het.
Wat je team vaak hoort: “Als je iets hebt, moet je het zelf komen zeggen.”
Een open deur is een uitnodiging. Maar alleen voor wie al durft. De medewerker die twijfelt of zijn vraag dom is, of die niet weet of hij je mag storen, loopt er niet door.
Ik ken het van mezelf. Als leidinggevende stond mijn deur open, en toch had ik af en toe het gevoel dat ik er alleen voor stond. En als ik terugkijk, moet ik jammer genoeg vaststellen dat ik teruggetrokken handelde.
Je medewerkers voelen zich ongetwijfeld ook af en toe alleen. Ook als jouw deur openstaat.
Wat werkt beter: loop zelf naar binnen. Een open deur wacht. Rondlopen gaat erop af.
2. “Wat stel jij voor?”
Maandagmiddag. Een medewerker komt met een probleem, en jij wilt hem laten nadenken. Dat is coachend. Dat is goed.
Behalve als het vertrouwen er nog niet is.
Dezelfde vraag klinkt in een team met vertrouwen als een uitnodiging. In een team met wantrouwen klinkt die als “zoek het zelf maar uit”.
En als iemand de taak nog nooit deed, weet hij het antwoord gewoon niet. Daarom komt hij het jou vragen.
Wat werkt beter: zeg erbij waarom je het vraagt. “Ik wil eerst horen hoe jij ernaar kijkt, daarna denk ik mee.” Dan weet hij dat je hem niet laat vallen.
3. “Ik doe het wel even zelf.”
Dinsdag, half zes. Het moet af, en uitleggen duurt langer.
Je bedoelt: ik help je.
Je team hoort: jij kunt het niet goed genoeg.
En één keer is geen probleem. Maar als het een gewoonte wordt, leren je mensen dat het uiteindelijk toch bij jou terechtkomt. Dan wachten ze. En jij werkt steeds later.
Wat werkt beter: “Ik doe het deze keer, en volgende week doen we het samen, zodat je het daarna zelf kunt.”
4. “Oké.”
Woensdag. Een medewerker vertelt dat iets niet gelukt is. Je zegt “oké”.
Maar het is niet oké. Je bent geïrriteerd, of bezorgd. En dat zie je aan je gezicht, ook al denk je van niet.
Je medewerker hoort het niet in het woord. Hij voelt het in alles eromheen. En daarna weet hij niet meer wat hij moet geloven: wat je zegt, of wat hij zag.
Binnenkant en buitenkant moeten kloppen. Hoe meer dat zo is, hoe echter en hoe duidelijker je overkomt.
Wat werkt beter: zeg wat het is. “Ik baal hiervan. Laten we kijken wat we nu kunnen doen.” Dat is eerlijker, en het is ook rustiger, want je medewerker hoeft niet meer te raden.
5. “Waarom heb je dat zo gedaan?”
Donderdagochtend. Een project liep anders dan gepland, en je bent oprecht nieuwsgierig. Je wilt het begrijpen.
Maar “waarom” klinkt al snel als een verwijt. Zeker van iemand die boven je staat. Je medewerker hoort niet “help me het te begrijpen”. Hij hoort “verdedig jezelf”.
En wie zich verdedigt, vertelt je niet wat er echt speelde.
Wat werkt beter: “Hoe ben je tot deze aanpak gekomen?” of “Wat maakte dat je hiervoor koos?” Dezelfde vraag, maar over de taak in plaats van over de persoon.
6. “Dat is beslist, daar kan ik niets aan doen.”
Donderdagmiddag. Er komt iets van de directie, en je team is er niet blij mee. Jij ook niet.
Je bedoelt: ik sta aan jullie kant.
Je team hoort twee dingen. Dat jij geen invloed hebt. En dat je de beslissing niet steunt. Geen van beide helpt hen verder.
Wat werkt beter: “Ik had het zelf anders gedaan, en dat heb ik ook gezegd. Het is nu beslist. Laten we kijken hoe we het voor ons zo goed mogelijk laten werken.” Eerlijk, zonder iemand in de rug te schieten. Dat werkt wel alleen als je je bezwaar ook echt naar boven hebt gebracht.
7. “Goed gedaan, iedereen.”
Vrijdagmiddag. De week zit erop, en je wilt het team bedanken.
Dat is goed. Doe het vooral.
Maar een compliment voor iedereen is voor niemand. De medewerker die die week drie avonden doorwerkte, hoort hetzelfde als de collega die het rustig aan deed. En hij vraagt zich af of je het eigenlijk wel gezien hebt.
Wat werkt beter: wees concreet. “Sarah, dat je dinsdag die klant hebt teruggebeld voor het weekend, heeft het verschil gemaakt.” Eén zin. Het kost je tien seconden, en die medewerker weet dat je het gezien hebt.
Waar je begint
Je hoeft deze zeven niet allemaal tegelijk aan te pakken. Wie alles tegelijk wil veranderen, weet achteraf niet wat werkte.
Kies de zin die je deze week het vaakst zegt. Let er een week op. Elke keer dat je hem bijna zegt, kies je de andere versie.
Na een week merk je iets. Niet alleen aan hoe je team reageert, ook aan hoe je zelf luistert.
Al deze zinnen gaan uiteindelijk over hetzelfde: vertrouwen. Een zin landt goed als je team gelooft dat je het goed met hen meent. Wil je weten hoe stevig dat vertrouwen in jouw team staat? De IMPACT Leiderschapstest meet de zes spaken van mijn IMPACT Leiderschapswiel in achttien vragen. Je krijgt je scorekaart per e-mail, en daarna ook mijn wekelijkse tips.