12 tips om duidelijke instructies te geven
Als leidinggevende geef jij waarschijnlijk ook regelmatig instructies aan jouw medewerkers.
Die instructies kunnen gaan van kleine taken tot echt complexe opdrachten.
De bedoeling is altijd om een bepaald resultaat (output) te verkrijgen.
”De kwaliteit van de resultaten die je medewerkers halen is een spiegel van de kwaliteit van de instructies die jij als leidinggevende geeft.”
Geef jij onduidelijke instructies, dan zullen de resultaten van de acties van je medewerkers waarschijnlijk niet zo goed zijn.
Vandaag geef ik je 12 tips om duidelijke instructies te geven.
Waarschijnlijk pas je er al een aantal van toe. Misschien kan je je nog verder bekwamen in het geven van opdrachten door het toepassen van onderstaande tips.
Waarom duidelijke/heldere instructies geven?
Het is een ontzettend krachtig hulpmiddel om de vooropgestelde resultaten ook daadwerkelijk te behalen.
1ste van 12 tips om duidelijke instructies te geven: ”Bereid je goed voor”
Denk na voor je spreekt. Dit lijkt zo evident. Nemen we altijd wel de tijd om ons voor te bereiden of vliegen we er meestal snel in en improviseren we maar een beetje. Door je goed voor te bereiden werk je al richting een kwalitatieve oplossing.
2de van 12 tips om duidelijke instructies te geven: ”WWWWWH = jouw belangrijkste vrienden”
WWWWWH staat voor Wie, Wat, Waar, Wanneer, Waarom, Hoe. Als je aan een vriend een vraag stelt, dan krijg je meestal ook een antwoord. Wel, hier is het juist hetzelfde. Stel deze open vragen en ga op zoek naar antwoorden zodat je deze kunt gebruiken om heldere instructies te geven. Misschien zal je niet de vraag Waar stellen, maar komt er een andere vraag in de plaats zoals bijvoorbeeld Waarmee?
3de van 12 tips om duidelijke instructies te geven: ”Start met de Waarom”
Om mensen te kunnen motiveren is het belangrijk om hen ook motieven aan te reiken waardoor zij in actie zullen komen. Als we het hebben over motieven, dan hebben we het ook over redenen of anders gezegd waarom doen we wat we doen. Door te starten met de Waarom, geef jij je medewerkers ook duidelijke motieven en verhoogt hun motivatie. Deze motieven kaderen ook binnen de organisatiedoelstellingen.
4de van 12 tips om duidelijke instructies te geven: ”Denk na over een logische volgorde”
Jij weet heel goed wat je wenst van je medewerker. Je kent ook je medewerkers. Je zou kriskras alle informaties kunnen geven aan je medewerker. Ik denk dat je dan het resultaat al kent hé. Je kan beter een logische volgorde steken in jouw communicatie die je straks zal hebben met je medewerkers(s). Bijvoorbeeld: ik start met de waarom, daarna geef ik de wat en verduidelijk ik de hoe, om uiteindelijk nog duidelijk te maken wie er bij betrokken is en tegen wanneer ik wat juist verwacht.
5de van 12 tips om duidelijke instructies te geven: ”Communiceer helder met je medewerker(s)”
Zoals je reeds boven las, geven onduidelijke instructies niet de vooropgestelde resultaten. Hoe helderder, hoe duidelijker jij ook communiceert met je medewerker(s), hoe beter de resultaten zullen worden. Het woord communicatie bevat het woord ’uni’ of anders gezegd ’samen’. Je gaat samen met je medewerker(s) mondeling communiceren, dus 2-richtingscommunicatie: jij naar jouw medewerker(s) en je medewerker(s) naar jou. Als je jouw uitleg hebt gegeven, dan is het interessant om aan je medewerker te vragen om deze instructie te herhalen ipv ”heb je het begrepen?”.
6de van 12 tips om duidelijke instructies te geven: ”Gebruik eenvoudige taal”
Heb jij ooit eens een instructie gekregen van jouw leidinggevende waarbij hij moeilijke woorden gebruikte? Woorden waarvan jij je afvroeg wat ze betekenen, waar ze vandaan komen, wat je hier nu moet mee aanvangen. De moed zakte waarschijnlijk in jouw schoenen. Als je instructies geeft, een nieuwe opdracht uitlegt, gebruik zo’n eenvoudig mogelijke taal, zodat jouw medewerker jou ook echt begrijpt.
7de van 12 tips om duidelijke instructies te geven: ”Spreek traaaaag”
Als we enthousiast zijn over iets, dan spreken we meestal ook wat sneller dan anders. We uiten als het ware ons enthousiasme in onze manier van spreken. Nu, als je een nieuwe opdracht geeft aan je medewerker en je gaat deze ook uitleggen, dan is de kans heel groot dat je ook wat sneller gaat spreken dan anders. Spijtig genoeg draag je dan niet echt jouw enthousiasme over, maar ben je de ander aan het overdonderen, met alle mogelijke gevolgen van dien. Spreek traaaaag of trager, en kijk eens naar het effect op jouw medewerkers.
8ste van 12 tips om duidelijke instructies te geven: ”Vraag naar vragen”
Meestal stellen we op het einde van het geven van een instructie de vraag: ”En heb je het begrepen?” En wat krijg je dan meestal: geen antwoord, niet zeggende blikken, jajaja. Eigenlijk voelen we dat er iets is, maar weten niet wat. Wat zou je kunnen doen? Je zou de vraag kunnen stellen: ”heb je nog vragen?” Hier zal je meestal ook niet veel uithalen. Beter is de vraag anders te stellen: ”welke vragen heb je?”. Hier kan je als leidinggevende dan ook mee aan de slag gaan.
9de van 12 tips om duidelijke instructies te geven: ”Mondelinge communicatie schriftelijk ondersteunen”
Voor eenvoudige taken en instructies volstaat meestal om dit enkel mondeling te doen. Als je echter wat complexere instructies te geven hebt, dan kan het interessant zijn om deze tijdens de uitleg of nadien schriftelijk te ondersteunen, door bijvoorbeeld een nota of een email. Dit document kan je dan ook gebruiken voor de opvolging. Hier kan je ook altijd naar refereren tijdens de uitvoering. Medewerkers hebben soms ook graag dingen op papier of op email.
10de van 12 tips om duidelijke instructies te geven: ”Sta open voor hun feedback’
Laat ook voldoende tijd en ruimte aan je medewerkers om te reageren als je een instructie geeft. Misschien zitten ze met vragen en dan kan je deze beantwoorden en verdere duidelijkheid creëren. Of ze zitten met bepaalde bezorgdheden, dan is het heel belangrijk om heel aandacht te luisteren en eventueel verder te verduidelijken waarom we bepaalde dingen gaan doen. Het observeren van hun non-verbale communicatie is hierbij heel interessant. Bespreek wat je ziet en hoort. Neem de dingen die gezegd worden niet persoonlijk.
11de van 12 tips om duidelijke instructies te geven: ”Denk aan de 3 vragen”
Medewerkers stellen zich voortdurend 3 vragen. Hoe meer duidelijkheid jij kan geven in verband met deze 3 vragen, hoe meer rust jouw medewerkers zullen hebben en hoe gemakkelijker ze ook aan deze taken zullen werken. De 3 vragen zijn: Wat moet ik doen? Tegen Wanneer? In welke volgorde? (prioriteit) . Als je dit helder krijgt, dan zijn je medewerkers echt vertrokken. En in combinatie met de Waarom, zal je schitterende resultaten behalen.
12de van 12 tips om duidelijke instructies te geven: ”Toon waardering”
Eenmaal dat je jouw duidelijke instructies hebt gegeven, is het belangrijk om deze ook op te volgen. Indien nodig, zal je moeten bijsturen. Nog belangrijker is dat je echt respect toont voor hetgeen jouw medewerkers doen, toon waardering voor hun acties en resultaten. Zo geef je hen ook vleugels en zullen ze nog meer bereid zijn om er echt voor te gaan en zullen ze dingen doen die ze anders nooit zouden doen. Geef ook aan dat je bereid bent om hen te helpen.
Hoe geef jij duidelijke instructies aan je medewerkers?
Deel jouw ervaringen in een comment hieronder.
Alvast dank voor jouw actieve medewerking.
Groetjes en geniet nog van deze dag,
Benedict.
NB: DEEL dit artikel a.u.b. met jouw netwerk, door op de Tweet, Like, Share of Google+ knoppen hieronder te klikken, zodat ook de mensen in jouw netwerk ervan kunnen genieten.