Lean en … mijn vaatwasmachine (gebrekkige procesorganisatie)
Gewone dingen uit het leven vertellen je soms heel wat.
Ja, mijn vaatwasmachine levert me meer dan mooie afgewassen borden, glazen en bestekken.
Mijn vaatwasmachine vertelt me namelijk ook iets over management.
En meer specifiek over „Lean”.
Lean is het Engels voor smal, slank, mager.
In management komen we ook meer en meer het woord Lean tegen.
Hier betekent het smalle, slanke, magere organisatie.
Of anders gezegd je tracht zo veel mogelijk verspillingen te verminderen of te vermijden.
Wat heeft dat te maken met mijn vaatwasmachine?
Lean en … mijn vaatwasmachine (gebrekkige procesorganisatie)
Thuis vul en leeg ik de vaatwasmachine.
En ik wil daar ook zo weinig mogelijk tijd aan besteden.
Vroeger vulde ik maar de vaatwasmachine zonder nadenken.
Bij het ledigen was het echter een ander paar mouwen.
Ik vloog van links naar rechts en van onder naar boven.
Ja, alles zat lekker door mekaar en om dat zo snel mogelijk
terug in de kasten te krijgen, dat was een huzarenstukje.
Ik deed dit eigenlijk niet graag, vond het niet leuk en het duurde veel te lang en het was saai.
Herken je dit?
Nu ben ik hier meer in bedreven.
Ik plaats alles mooi bij mekaar zodat ik nadien
snel en vooral ook gemakkelijk de machine kan ledigen
en alles eenvoudig in de kasten kan steken.
En ik doe het graag en vind het leuk.
Lean en … mijn vaatwasmachine (gebrekkige procesorganisatie)
Lean wil zo veel mogelijk de verspillingen verminderen of vermijden zodat jouw werking optimaler, vlotter, gesmeerder verloopt.
Lean spreekt over 7 + 1 verspillingen.
In dit artikel heb ik het over één verspilling: namelijk de ‚gebrekkige procesorganisatie’.
Procesorganisatie is de manier waarop het proces is georganiseerd, gestructureerd, gestandaardiseerd.
Hoe betere organisatie, hoe minder verspillingen.
Over de andere verspillingen zullen binnenkort andere artikelen verschijnen.
Ik geef je graag ook al een stappenplan, waardoor ook jij in staat bent om jouw processen meer Lean te maken.
Lean en … mijn vaatwasmachine (gebrekkige procesorganisatie)
Ik geef je graag een aantal aandachtspunten in verband met de gebrekkige procesorganisatie mee, zodat jij jouw processen kan evalueren en eventueel verbeteren:
- dubbel werk doordat niet duidelijk is wie wat doet
- herstellen van fouten van anderen kost onnodig veel tijd en werkt irriterend
- knelpunten zijn niet bekend, erkend of zichtbaar
- niet het hele proces overzien waardoor je verderop problemen krijgt
- niet standaardiseren van je werking waardoor je steeds opnieuw het wiel moet uitvinden
- teveel controles laten uitvoeren door het werk van je voorganger nog eens te controleren
Dit zijn een zestal aandachtspunten in verband met gebrekkige procesorganisatie.
Lean en … mijn vaatwasmachine (gebrekkige procesorganisatie)
Ik geef je ook nog een stappenplan mee om jouw procesorganisatie te optimaliseren:
stap 1: kies één proces
stap 2: overloop dit proces van begin tot einde
stap 3: stel je de volgende vragen:
- is er soms dubbel werk?
- is er irritatie bij het herstellen van fouten?
- zijn er soms knelpunten?
- kent iedereen het volledige proces?
- is het proces voldoende gestandaardiseerd?
- zijn er teveel controles?
wat zeggen de scores?
- 0 * ja: proficiat, je proces is goed georganiseerd
- 1 – 2 * ja: goed bezig, je kan nog wat verbeteren.
- 3 – 4 * ja: da’s minder goed, je hebt nog wat werk.
- 5 – 6 * ja: oei, je proces best eens volledig bestuderen.
stap 4: werk je nieuwe procesorganisatie uit (werk je verspilling(en) weg)
stap 5: pas je nieuwe procesorganisatie toe
stap 6: ga naar stap 3, tot score = 0.
En dit kan je doen voor al je processen.
Lean en … mijn vaatwasmachine (gebrekkige procesorganisatie)
Welke andere verspillingen in het kader van Lean kom je nog tegen?
Deel jouw antwoord hieronder in het commentaarvak en ontvang gratis de eerste 3 hoofdstukken van mijn boek ‘Leidinggeven met IMPACT’. Dé IMPACT-methode helpt jou om nu écht het beste uit jezelf en jouw team te halen.
Groeten en optimaliseer jouw procesorganisatie,
Benedict.
NB: DEEL dit artikel a.u.b. met jouw netwerk,
door op de Sociale Media-knoppen (Twitter, Facebook, LinkedIn, Google+, …) hieronder te klikken,
zodat ook de mensen in jouw netwerk ervan kunnen profiteren.
Dag Bene,
Dat is inderdaad nodig.
Wij kennen een ernstige afbouw in het aantal personeelsleden.
De FOD is de vaatmachine aan het herschikken…
Wij zullen dus hetzelfde moeten doen en zoals je het terecht schrijft, zal ik beginnen met verschillende diensten te doorlichten met de hulp van de verantwoordelijken ter plaatse om na te kijken welke werken er nutteloos zijn (dat gaat van de wijze waarop dossiers overgemaakt worden aan andere diensten tot het veelvuldig inschrijven van zaken in papieren boekjes, terwijl alles al in de computer staat… ken je dat? “Wij hebben dat altijd zo gedaan”, klinkt het dan).
Ik hoop dat de vaat op die manier proper zal worden. 🙂
Met vriendelijke groeten.
Geert Vandendriessche.
Dag Geert,
Tof dat je jouw verschillende diensten gaat doorlichten.
En super dat je de mensen hierbij ook gaat betrekken.
Wat is jouw grootste uitdaging?
Dankjewel om dit nog te delen veel succes,
goe bezig, doe zo verder, Bene. 😉