3 strategieën om je dagelijkse werking/opdrachten/taken te organiseren => 30 % efficiëntie-winst

Projectmanagement - Procesmanagement

3 strategieën om jouw dagelijkse werking/opdrachten/taken te organiseren => 30 % efficiëntie-winst

De 3 belangrijkste strategieën om jouw dagelijkse werking, opdrachten of taken te organiseren zullen we hier beschrijven. En we gaan eveneens op zoek hoe we hiermee kunnen komen tot 30 % efficiëntie-winst. Misschien denk je nu da’s:

  • niet mogelijk,
  • bij iemand anders,
  • pure theorie,

Door de zaken die we hier beschrijven en uitleggen ook daadwerkelijk toe te passen, zal:

  • je betere resultaten halen,
  • je snel efficiënter werken,
  • je duurzame kwaliteit afleveren,

Laat ons es kijken naar die 3 strategieën om jouw dagelijkse werking, opdrachten, taken te organiseren.

Strategie 1: Brandjes Blussen (ad hoc werking)

Bij deze eerste strategie om jouw dagelijkse werking, opdrachten, taken te organiseren, de ad hoc werking, wachten we eigenlijk een beetje af en dan schieten we in actie. We bedenken snel een oplossing voor een specifieke situatie en we verwachten eigenlijk dat een vergelijkbare situatie een (totaal) andere oplossing zal vereisen in de toekomst. Er doet zich iets voor en we doen iets. Er komt een nieuwe opdracht en zonder veel nadenken gaan we aan de slag. En we zien wel wat er komt als resultaat.

Brandjes Blussen

Eigenlijk hollen we van links naar rechts, van het ene probleem naar het andere, van de ene oplossing naar een andere. We blussen brandjes, het ene na het andere. We lopen rond als een kip zonder kop. Is brandjes blussen slecht? Als je niet anders doet, dan … wel. Kan je dit beperken tot het minimum, dan ben je goed bezig, super doe zo verder.

Strategie 2: Chinese Borden Jongleren (projectmatig organiseren)

Een tweede strategie om jouw dagelijkse werking, opdrachten, taken te organiseren is het projectmatig organiseren. We gieten alles in een project. Er komt iets nieuws binnen en oeps, da’s een nieuw project. Als de opdracht, het project beëindigd is, dan gaan we over naar een nieuw project. Ondertussen zijn er nog andere projecten die lopende zijn. Telkens krijgen we dus nieuwe projecten, met een start, na een aantal activiteiten een stop, een output. Nadien komt er wel iets nieuws.

Projectmanagement - Procesmanagement

Hier hollen we niet van links naar rechts, maar we jongleren van het ene chinese bord naar het andere chinese borden. We trachten evenwicht te vinden, maar het ene bord draait sneller dan het andere, het ene bord is ook groter dan het andere, het ene bord is ook zwaarder dan het andere. Dit zorgt er voor dat we echte jongleurs worden, we worden ook heel behendig om alle borden in de lucht te houden. En staan bijgevolg niet stil bij de vraag: hoe kunnen we efficiënter worden?

Strategie 3: Meesterwerk Bouwen (procesmatig managen)

Een laatste strategie om jouw dagelijkse werking, opdrachten, taken te organiseren is het procesmatig managen van onze verantwoordelijkheden. Hier gaan we op zoek naar structuren, systemen, processen, … of anders gezegd we nemen afstand van onze organisatie en kijken naar:

  • Wat zijn nu allemaal zaken die we regelmatig uitvoeren?
  • Welke output leveren we geregeld af?
  • Wat zijn handelingen die we opeenvolgend uitvoeren?
  • Welke activiteiten voeren we bij herhaling uit?

Deze handelingen gaan we systematiseren, we gaan er een systeem van maken, zodat we door dit systeem uit te voeren een bepaald niveau van kwaliteit ook garanderen. Nadien kunnen we deze gestructureerde handelingen gaan optimaliseren om tot een nog betere kwaliteit te komen.

Hier kunnen we spreken van het bouwen van een gestructureerde organisatie. Een organisatie die ook steeds beter en beter wordt. Hier werken we ook aan efficiëntie (doelmatigheid) verbetering: we worden steeds beter en beter in hetgeen we doen. We bouwen als het ware een Meesterwerk.

Praktische tip:

De 3 strategieën om jouw dagelijkse werking,opdrachten, taken te organiseren zullen je helpen om 30 % efficiëntie-winst te halen. Startende leidinggevende zijn in het begin vooral bezig met … ja, brandjes blussen. Ze hollen van links naar rechts en vinden soms zelfs niet de brandblusser. Sommigen wagen zich ook aan het projectmatig organiseren. Weinigen echter verdiepen zich in het procesmatig managen. Hier ligt dan ook de grootste winst.

Tip: Wil jij ook efficiëntie-winst halen? Sta dan stil en ga op zoek naar de structuren, systemen, processen binnen jouw verantwoordelijkheidsdomein. Detecteer processen, beschrijf ze en ga nadien op zoek naar verbetering.

Welke van de 3 strategieën pas jij meest toe? Wat is het resultaat?
Hoe kan jij het procesmatig denken en werken verbeteren?

Deel jouw antwoorden in een comment hieronder.

Groetjes en geniet nog van deze dag,
Bene.

NB: DEEL dit artikel a.u.b. met jouw netwerk, 
door op de Tweet, Like, Share of Google+ knoppen hier links te klikken, 
zodat ook de mensen in jouw netwerk ervan kunnen profiteren.

  • De Graeve Alex schreef:

    Bene,
    Om aan efficiëntie te winnen moet het vooreerst duidelijk zijn wat je core-business is en wat je klanten/financiers/medewerkers/… aan output verwachten. M.a.w. moet duidelijk voor ogen hebben waar de organisatie staat, waar ze naar toe dient te gaan, wat er nodig is om dit te bereiken en welke rol ieder binnen de organisatie speelt.
    Brandjes blussen is soms nodig om te voorkomen dat een probleempje en probleem wordt. Een duidelijke strategie kan helpen te oordelen welk brandje er nodig geblust dient te worden.
    Verschillende projecten starten (chinese borden) kan doch moet passen binnen de organisatiedoelstellingen en jaarplanning. Projecten opstarten op zich mag geen doel zijn; ze moeten bijdragen tot meer efficiëntie met het oog op de te behalen doelstellingen van de organisatie.
    In het relaas over het “bouwen van een meesterwerk” mis ik wat de verwachtingen zijn van onze “steakeholders”. Basis hiervan is : wie zijn ze? Wat verwachten ze van ons? hoe organiseren wij ons om aan de realistische verwachtingen te voldoen? Zijn ze tevreden over het resultaat? Hoe sturen we bij?
    Winnen aan efficiëntie is weten waar we mee bezig zijn – weten waar we naartoe moeten – meten in hoever aan de verwachtingen is voldaan – bijsturen.

    • Bene Bailleul schreef:

      Super bedankt Alex voor jouw waardevolle aanvullingen.
      Ze helpen de lezers verder bij het implementeren van deze 3 successtrategieën.

  • >
    Share This
    WhatsApp Heb je een vraag? WhatsApp ons even ...