12 vergadertechnieken om sneller en beter te vergaderen: “vergaan of ver gaan”
Kijk eens in de spiegel:
- Hoeveel uren heb jij vergaderd de laatste maand?
- Hoeveel uren heb jij vergaderd de laatste week?
- Wat kost dit aan jouw organisatie?
- Hoe verliepen deze vergaderingen voor jou en de deelnemers?
- Wat was het concreet resultaat van deze vergaderingen?
Spiegeltje, spiegeltje aan de wand …
- Zou het ook anders kunnen?
- Kan er verbeterd worden?
- Kan jij iets doen als leidinggevende?
Waarschijnlijk heb jij als leidinggevende de afgelopen weken/maand heel wat vergaderd.
Ik hoor in de meeste organisaties waar ik kom dat er meer en meer vergaderd worden.
Als leidinggevende ben je meestal de voorzitter van de vergadering.
Daarnaast ben je, zeker als je werkt in een grote organisatie, waarschijnlijk ook deelnemer van vergaderingen.
Het virus ‘vergaderitis’ is blijkbaar binnengeslopen in vele organisaties.
Voor een virus bestaat meestal ook een antivirus hé.
Wel in dit artikel geef ik je 12 vergadertechnieken om sneller en beter te vergaderen.
12 vergadertechnieken om sneller en beter te vergaderen: “vergaan of ver gaan”
- Vergadertechniek 1: Vergaderen of niet?
Vele vergaderingen hoeven helemaal niet. Ze kunnen vervangen worden door een mail, een verslag, een een-op-een-gesprek of een telefoongesprek. Zorg er voor dat je enkel vergaderingen plant als het echt nodig is om jouw team bijeen te roepen en waarbij interactie tussen de teamleden belangrijk is. Als er geen groepscommunicatie nodig is, kies dan voor een ander communicatiemiddel dat efficiënter en doeltreffender is. - Vergadertechniek 2: Doel of doelloos?
Een vergadering met een doel zorgt voor meer focus. Hoe beter het doel hoe meer laserfocus er kan zijn. Een topverkoper die in een sales meeting komt, stelt zich de vraag ‘hoe zal de tijd die ik hier ben mijn verkopen verhogen en zorgen voor meer geld?’. Hoe specifieker en helderder een doel is, hoe gemakkelijker. De volgende zin aanvullen kan helpen om tot een doel te komen: ‘op het einde van deze vergadering, wil ik dat de groep …’. - Vergadertechniek 3: Wie wel, wie niet?
Nodig enkele de mensen uit die noodzakelijk zijn. Je hoeft dus niet altijd je volledige team uit te nodigen. Hoe voel jij je als je zit in een vergadering waar je eigenlijk niet nodig bent! - Vergadertechniek 4: Wel of niet deelnemen?
Hier worden de meeste leidinggevende zenuwachtig van. Je zal echter versteld staan hoe de productiviteit stijgt als je mensen zelf de kans geeft om al dan niet deel te nemen. Hierdoor geef je jouw medewerkers vertrouwen en verantwoordelijkheid. - Vergadertechniek 5: Voorbereiden of niet?
Je denkt waarschijnlijk, da’s toch evident. Inderdaad dit lijkt heel evident, maar wat is de realiteit. Als voorzitter van jouw eigen vergaderingen doe je dit zeker. Wel, dat hoop en denk ik toch? Je stuurt vooraf een agenda uit, je werkt de agendapunten verder uit, je zorgt voor een zaal, …
Zijn jouw medewerkers ook voorbereid of komen ze er gewoon bij zitten? Geef jouw medewerkers ook de tijd om de vergadering voor te bereiden. Pas de regel 1/3 & 2/3 toe: t.t.z. als je volgende meeting binnen 3 weken is, dan verstuur je de agenda volgende week, zo hebben jouw medewerkers nog 2 weken voorbereiding.
Je kan in de agenda ook vragen aan de deelnemers om iets specifieks voor te bereiden. - Vergadertechniek 6: Topless of niet?
Aja, topless! Inderdaad, dit wil zeggen geen laptop, smartphones, … geen afleiding. Indien deelnemers deze toch zouden meehebben, dan kan je een aparte tafel voorzien aan de ingang waarop ze die ‘stoorzenders’ kunnen leggen. Enkel papier en pen toelaten kan ook helpen. Wij, de voorzitter en de deelnemers, focussen ons op onze vergadering, niet meer en niet minder. - Vergadertechniek 7: Regels of niet?
Het maken van bepaalde afspraken of regels om te vergaderen schept een duidelijk kader van wat kan en wat niet kan. Het best is om deze regels samen met het team op te stellen. En deze nadien ook toe te passen door er af en toe ook naar te verwijzen. - Vergadertechniek 8: Starten of toch nog eventjes wachten?
Als je eventjes wacht om te starten dan zal je waarschijnlijk de volgende keer nog langer moeten wachten. Door tijdig te starten toon je respect voor de aanwezigen. En de volgende keren zal je ook tijdig kunnen starten. Je kan ook laatkomers weigeren. - Vergadertechniek 9: Iedereen of niemand verantwoordelijk?
Iedereen, onafhankelijk van zijn positie, die aanwezig is in de vergadering draagt bij tot het succes van de vergadering. Iedereen is dus medeverantwoordelijk om er voor te zorgen dat de vergadering goed verloopt. Teveel wordt er alleen gekeken naar de voorzitter en da’s dan meestal de leidinggevende. Deelnemers krijgen empowerment, krijgen de mogelijkheid om anderen aan te spreken over hun gedrag tijdens de vergadering. Zo til je ook jouw team naar een hoger niveau, ze worden zelfsturender. - Vergadertechniek 10: Acties of dromen?
Tijdens vergaderingen hebben we hele interessante discussies. Meestal komen dan ook nog tot conclusies. Spijtig genoeg blijft bij dromerijen. Om écht tot acties te komen is het belangrijk dat we weten tijdens de vergadering: wie doet wat tegen wanneer. Zo kom je tot een actielijst en tot meer verantwoordelijkheid bij de deelnemers. - Vergadertechniek 11: Evalueren of niet?
Op het einde van elke vergadering voorzie je best een kort evaluatiemoment. Twee vragen kunnen hierbij helpen: ‘wat ging er goed tijdens deze meeting? wat kan er beter tijdens een volgende meeting?’. De antwoorden op de eerste vraag zijn belangrijk, dit zijn zaken die je wilt behouden en nog versterken. De tweede vraag geeft de groep een actielijst om vergaderingen nog te verbeteren. Wees hier ook zo concreet mogelijk. Eventueel moet je de afspraken, regels van je vergadering aanpassen. - Vergadertechniek 12: Opvolgen of niet?
Veelal maakt de voorzitter of de secretaris een verslag op. Als dit verslag er niet is bij de deelnemers binnen de 48 uren na de vergadering, dan gaat dit verloren tussen alle andere informaties. En zullen deelnemers dit verslag waarschijnlijk pas lezen juist voor de volgende vergadering, als ze het al lezen.
Bijkomend is het belangrijk als leidinggevende om tussen de vergaderingen in met jouw medewerkers te spreken over de vorderingen van de gevraagde acties. Ja, zo ben je zorgzaam voor jouw medewerkers.
12 vergadertechnieken om sneller en beter te vergaderen: “vergaan of ver gaan”
Heel kort samengevat “zijn of niet zijn”!
Deel jouw succesverhalen als voorzitter of als deelnemer onderaan in de box onder ‘reacties’ en ontvang gratis mijn boek “Leiding geven zonder kopzorgen“.
(Eerste reactie/punt = hoofdstukken 1 tem 4 ;
5 reacties/punten = hoofdstukken 5 tem 8 ;
10 reacties/punten = hoofdstukken 9 tem 12 ;
15 reacties/punten = hoofdstukken 13 tem 16 ;
20 reacties/punten = hoofdstukken 17 tem 20.)
Groetjes en op jouw succes, Benedict.
NB: DEEL dit artikel a.u.b. met jouw netwerk, door op de Sociale Media-knoppen (Twitter, Facebook, LinkedIn, Google+, …) hieronder te klikken, zodat ook de mensen in jouw netwerk ervan kunnen profiteren.
In de 12 technieken zit al veel gevat voor een geslaagde vergadering.
Stipt beginnen met een voorbereide vergadering (agendapunten)
met volledige verslaggeving van de te nemen acties en of besluiten levert al kwalitatieve vergaderingen op.
Nog aandachtspunten :
– vergadering starten met to-do punten van vorige vergadering (heeft iedereen zijn huiswerk gemaakt?).
– vergadering laten modereren zodat er tijdig wordt ingegrepen wanneer afgedwaald wordt van de essentie.
– elk onderwerp afsluiten met een “resumé” zodat de verslaggever bondig relaas kan doen van besluit/afspraak en de discussies afgerond zijn en neuzen in dezelfde richting.
Schitterend Alex, super waardevolle tips voor onze lezers.
Wat vinden jullie hiervan?
En vooral voeg ook verder aan, vanuit jouw succesverhalen. 😉
Vergader niet langer dan nodig.
Kom onmiddellijk ter zake door op voorhand in de agendapunten de discussiepunten op te nemen.
Schrijf je verslag op voorhand.
Vergader rechtstaand.
Super bedankt Birgit voor jouw waardevolle aanvulling. 😉
Goeie tips.
Nog enkele voor de voorbereiding:
1. op voorhand bepalen aard van agendapunt : informatief/ brainstorm/besluitvormend/..
2. Op voorhand timing agendapunten inschatten en zo een maximaal 80% van tijd inplannen
3. voorbereiding agendapunten : op voorhand aanduiden wie wat moet voorbereiden : geen one-manshow en activatie alle teamleden
Waouw, nog extra tips, magnifiek Katty.
Deel verder jullie succesverhalen.
Reageer op mekaars tips, wat werkt er en wat niet?
En vooral waarom?
Op jullie succes en geluk 😉
– in team meetings zorgen we voor een time-keeper en een notitienemer welke niet dezelfde is als diegene die meeting voorzit
– krachtig voor meetings met moeilijk onderwerp is starten met wat fun/plezante anekdotes. Ikzelf heb dat ingebouwd in de agenda van mijn team meetings “surprise us positively” agendapunt
– ik vind laptop kunnen voor diegene die notities neemt. Zorgt ervoor dat rapport van de meeting direct bij afsluiten er is.
Schitterend Tom, mooie aanvullingen vanuit jouw praktijk. 😉
En inderdaad notitie nemen op een laptop versnelt de opvolging nadien.
Aanvullend kan je ook nog werken met een beamer,
zodat iedereen continu ziet wat er in het verslag komt.
Op naar de de volgende tips, wie voegt toe?
Altijd handig om nieuwe vergadertechnieken te leren.
Het is belangrijk dat vergaderingen effectief zijn.
De manieren om dat te bereiken hoeven niet lastig te zijn.
Het hoeft inderdaad niet moeilijk te zijn.
De belangrijkste stap is toepassen wat werkt.
Geen passieve maar interactieve vergaderingen houden.
Dit betekent zorgen dat alle (noodzakelijke) aanwezigen betrokken zijn en blijven bij het overleg.
– Dit door per agendapunt op kruissnelheid (dus niet in detail) stand van zaken door te nemen van de actiepunten die gedaan moesten zijn, maar die niet afgerond werden.
Belangrijk hierbij is om de reden(en) te vragen waarom een actiepunt niet tijdig afgerond werd want dit kan een hypotheek leggen het vervolg van het traject. Dit is het moment om dit te onderscheppen.
– Mijn voorkeur gaat eerder uit naar een actie- en besluitenlijst dan naar een (uitgebreid) verslag.
Liefst zo spoedig mogelijk na het overleg aan iedereen bezorgd (bv. in excel, zodat elke deelnemer kan filteren op zijn/haar naam).
– Goed voorbereid aan de start komen en een timekeeper is essentieel voor een snel en goed verloop.
– Humor helpt, op voorwaarde dat het niet continu wordt waardoor de focus wordt weggenomen.
Had een klein vraagje
moet namelijk voor school een opstel maken ivm vergadertechniek.
Kan iemand me hier meer info over geven?
Alvast bedankt Mel
Dank voor jouw reactie Mel.
Welke concrete vraag heb je over vergadertechnieken?