Systematiseer je werk en het werk van je team in 5 stappen (effectiever & efficiënter werken)
Systemen zijn dé sleutels van winstgevende en duurzame ondernemingen. Systemen zorgen er voor dat het werk op een gemakkelijke en eenvoudige manier verlopen, dat er duidelijke structuren zijn. En dat jij je als leidinggevende meer kunt bezig houden met het ‘groter plaatje’ en met de lange termijn realisaties. Systemen geven jouw medewerkers meer rust, meer plezier, meer tijd, …
Ja, je kan alles systematiseren: facturatie, productie, levering, kwaliteit, training, delegatie, … Je hoeft uiteraard niet alles te structureren. Je kiest zelf wat je wel en niet systematiseert. Ga zeker voor de steeds herhalende taken, activiteiten, processen. Want hierdoor verhoog je ook de efficiëntie en zorg je voor kwaliteitsborging.
Met wat beginnen? Start met de activiteiten die zorgen voor frustraties, pijn, moeilijkheden, problemen, … Deze pijn of frustratie zorgt er voor dat mensen willen mee op zoek gaan naar verbetering. Indien er verschillende processen zijn die voor problemen zorgen, kies dan het proces dat het belangrijkste is (bv afhandelen van bestellingen, dit levert geld op hé).
5 stappen om te systematiseren
Hierna volgt een 5 stappenplan om te systematiseren. Zo kan je snel van start gaan en direct resultaten bereiken.
- Bepaal de verwachtingen (wat?). Wat is de output die je verwacht van het systeem? Bv: elke klant krijgt bij de levering van het product ook de factuur.
- Beschrijf een stap per stap proces (hoe? en wanneer?). Wat zijn de verschillende stappen die we moeten doorlopen om dat resultaat te bereiken? Bv: ontvangen bestelling, verzamelen van de producten, opmaken factuur, leveren producten en factuur. Je kan beschrijven aan de hand van een checklist (indien activiteiten zonder beslissingen of keuzes) of van een flowchart (indien opeenvolgende activiteiten met beslissingen of keuzes).
- Proefdraaien. Na het beschrijven van het proces zullen we proefdraaien. We testen het stap per stap proces. En … eventueel sturen we dit proces bij, zodat we het beoogde resultaat (zie stap 1) ook werkelijk wordt behaald.
- Documenteer het proces (wat? hoe? en wanneer?). Misschien lijkt dit belachelijk om te doen, zeker voor eenvoudige processen. Als je een proces documenteert, heb je ook een soort handleiding voor je medewerkers. Dit zorgt er voor dat ze jou niet hoeven lastig te vallen om te vragen hoe ze iets moeten doen. Zorg er voor dat als iemand de handleiding neemt, hij ook alle stappen kan uitvoeren.
- Bepaal de verantwoordelijkheden (wat? hoe?, wanneer? en wie?). In deze stap maken we duidelijk wie verantwoordelijk is voor wat.
Deze 5 stappen vragen uiteraard wat tijd om uit te werken. Het is echter een hele belangrijke investering. Meestal zitten die systemen in de hoofden van je medewerkers. Zolang je ze niet op papier zet, riskeer je dat bij ziekte of vakantie, je activiteiten stilvallen en dat je moet wachten tot de terugkomst van je medewerker.
3 meest voorkomende fouten
Je bent klaar om te starten met het systematiseren van je werk. Wacht nog eventjes en lees eerst eens de 3 meest voorkomende fouten die leidinggevenden maken als ze starten met systematiseren.
De eerste fout is systematiseren zonder plan. Wat gebeurt er: er doet zich een probleem voor en we schieten in actie. Meestal houden we geen rekening met het groter plaatje waardoor we bepaalde kansen missen.
Een tweede fout is te snel willen gaan en alles in één keer willen systematiseren. Start met één proces en werk het 5 stappenplan uit. Gebruik dit als een referentiemethode: evalueer en stuur bij.
Een derde fout is dat de leidinggevende alles zelf gaat doen. En zo krijgen we een systeem dat niet leeft, dat ook niet wordt toegepast. Begeleid je medewerkers in het uitwerken van hun systemen. Zij weten immers wat ze doen en hoe ze het moeten doen om goede resultaten te halen.
Dus … maak een plan, focus op één proces en betrek jouw mensen.
Wat is jouw ervaring met systematiseren?
Na het posten van jouw commentaar hieronder, geef ik je graag een bedanking.
Je krijgt een extra korting op mijn volgende startworkshop.
Alvast dank om onze community mee te inspireren.
Groetjes en systematiseer je werkplek,
Benedict.
NB: DEEL dit artikel a.u.b. met jouw netwerk,
door op de sociale media knoppen hier onder te klikken,
zodat de mensen in jouw netwerk hier ook kunnen van genieten. Alvast hartelijk dank voor jouw actieve medewerking aan de uitbreiding van onze community.