3 stappen om meer te focussen op de belangrijke dingen met jouw team
Vraag aan een teamleider “weten jouw medewerkers wat jij echt belangrijk vindt?” en je zal meestal een aarzelend antwoord krijgen.
Meestal volgt dan: “ja, uiteraard weten ze dat”.
Wat is dat dan?
Als je vraagt aan de medewerkers stelt “weet jij wat jouw leidinggevende belangrijk vindt?”, dan volgt er meestal een aarzeling: ‘euh, ja’.
Wat is dat dan?
Waarom zou jij, als teamleider, je focussen op de belangrijke dingen?
- Door te focussen op de belangrijke dingen geef je duidelijke richting aan jouw organisatie.
Je maakt duidelijk waar jullie naar toe werken, waar jullie naar streven, wat jullie willen bereiken in de toekomst. De bestemming wordt duidelijk. Als je op reis gaat en je hebt geen bestemming, dan is alles wat je doet wel goed, maar dit gaat misschien ook wel beginnen vervelen op een bepaald moment. Als de bestemming duidelijk is, dan is het gemakkelijk om jouw GPS (Geen Paniek Systeem) op te zetten. Hierdoor gaan we ook dingen realiseren en door de acties die we ondernemen komen we steeds dichter bij ons doel.
- Door te focussen op de belangrijke dingen schep je duidelijkheid over wat jij en de organisatie belangrijk vindt.
Je maakt eigenlijk duidelijk wat belangrijke dingen zijn en wat minder belangrijke dingen zijn. Hierdoor begrijpen je medewerkers ook veel beter wat nu hoofdzaken en wat bijzaken zijn. Die duidelijkheid heeft hen ook meer rust en maakt het hen gemakkelijker om ook echt te doen wat moet gebeuren. Zonder die duidelijkheid rond belangrijke dingen is het soms heel moeilijk voor medewerkers om door het bos de bomen te zien. Zeker wanneer het druk is of drukker en drukker wordt, is het juist die focus op de belangrijke dingen, die die druk zullen kunnen verminderen.
- Door te focussen op de belangrijke dingen creëer je ook meer motivatie.
Motivatie brengt mensen in beweging of anders gezegd motivatie zijn de motieven om in actie te komen. Door als teamleider de focus op de belangrijke dingen te leggen, maak je die motieven ook duidelijker en duidelijker en zal de actie nadien ook gemakkelijker en gemakkelijker gaan. De minder belangrijke of onbelangrijke laat je als het ware wat los of losser.
Hoe zou jij, als teamleider, je kunnen focussen op de belangrijke zaken met jouw team?
We gaan in 3 stappen meer focussen op de belangrijke dingen.
Dit zijn eenvoudige stappen die er voor gaan zorgen dat jij en je medewerkers succesvoller en gelukkiger zullen worden en zijn.
Stap 1: Meer focussen op de belangrijke dingen: Waar wil je naar toe?
Bepaal eerst waar je naar toe wilt met jouw organisatie, team, groep. Je kan dit alleen doen of met je volledige groep. Dit laatste is een grotere uitdaging en geeft wel een krachtiger resultaat. Zorg er natuurlijk ook voor dat je de steun hebt van jouw leidinggevende, dat hij of zij tenminste op de hoogte is en nog beter dat hij of zij jouw akkoord gaat met die richting en jouw ook zijn/haar volledige steun geeft.
Een klein voorbeeld, we nemen aan dat je de baas bent van een contact center binnen de telecomsector en je wilt jouw contact center tot een hoger niveau brengen. Om eerlijk te zijn je wilt eigenlijk dat jouw contact center het beste contact center wordt in jouw sector, dus een soort referentie voor de sector. Dus … “wij willen het beste Telecom Contact Center zijn”. Da’s al mooi hé. Geeft dit richting? Schept dit duidelijkheid? Motiveert dit de medewerkers? Inderdaad, ja, da’s een duidelijke motiverende richting.
Stap 2: Meer focussen op de belangrijke dingen: Hoe gaan we dat doen?
De vraag ‘hoe gaan we dat doen?’ kan je bv in 3 deelstappen doen. Een eerste deelstap kan zijn dat je zelf eens nadenkt over als dit onze richting is (zie stap 1), wat zijn dan de belangrijke dingen waarop we ons best focussen? Na deze denkoefening, kan je in een tweede plaats jouw medewerkers eens polsen wat zij als belangrijke dingen zien (dit kan zowel individueel als in groep). Als laatste deelstap hebben we het samenbrengen van al deze belangrijke dingen, ze clusteren (de zaken die samen horen in één groep plaatsen) en nadien de prioriteiten te bepalen. Zo komen we tot een aantal belangrijke dingen, die ons helpen om onze richting te realiseren.
Terug naar ons voorbeeld: “Wij willen het beste Telecom Contact Center zijn”. Om die referentie te worden zullen nog wel een weg moeten afleggen. We zullen nog wel acties moeten ondernemen om er te geraken. Na het doorlopen van de 3 deelstappen zijn we als team gekomen tot 3 belangrijke dingen: “klantgerichtheid, actiegerichtheid en kwaliteitsgerichtheid”. Elk van die 3 belangrijke dingen zijn een cluster, een groep die verder aanduidt hoe we dit hier nu zien, hoe we dit invullen, wat bedoelen we hier nu juist mee. Zodat dit ook allemaal duidelijk is voor de medewerkers van ons contact center, wat dit betekent in onze dagdagelijkse werksituatie. Da’s al wat concreter hé. Geeft dit richting? Schept dit duidelijkheid? Motiveert dit de medewerkers? Inderdaad, ja, da’s een duidelijke motiverende richting.
Stap 3: Meer focussen op de belangrijke dingen: Communiceer, communiceer en communiceer.
Eénmaal dat onze focus van de belangrijke dingen duidelijk is, is het belangrijk om dit ook zo veel mogelijk te gebruiken in onze dagdagelijkse communicatie. Bijvoorbeeld naar verwijzen tijdens onze wekelijkse vergaderingen, gebruiken bij het nemen van beslissingen, bespreken bij onduidelijke situaties in het team, intern ophangen en communiceren, extern publiceren en communiceren, … Gebruik deze kernwoorden ook in jouw dagelijkse informele communicatie, zodat medewerkers deze kernwoorden horen, herkennen en beleven. Het is als het ware dat we door te focussen op de belangrijke dingen we ‘binnen beginnen & buiten winnen’.
In ons voorbeeld van ons contact center: “Wij willen het beste Telecom Contact Center zijn” & “Wij doen dit door ons te richten op onze klanten (…) , op acties (…) en op kwaliteit (…).” Als we hier goed over communiceren zowel intern als extern, dan zal de focus op de belangrijke dingen ook enorm verhogen, versterken en verbeteren. Geeft dit richting? Schept dit duidelijkheid? Motiveert dit de medewerkers? Inderdaad, ja, da’s een duidelijke motiverende richting.
Meer focussen op de belangrijke dingen, kan je dus doen door deze 3 stappen:
- Bepaal “waar je naar toe wilt?”
- Overleg over “hoe je dit gaat doet?”
- Communiceer, communiceer en communiceer.
Wat werkt voor jij om nog meer te focussen op de belangrijke dingen met jouw team?
Alvast super bedankt voor het delen van jouw antwoorden, inzichten en ervaringen.
Collega-teamleiders gaan hier ook uit leren.
‘Kom In Actie’
Groetjes en op jouw succes,
Benedict. 